Biała lista VAT i split payment: jak płacić bezpiecznie

Ważne: Poniższy tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przepisy i progi sprawdzaj u źródła (podatki.gov.pl, biznes.gov.pl), a w razie wątpliwości skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.

Prowadząc firmę, przy większych przelewach do kontrahentów wpadasz w dwa mechanizmy, które przy kwotach powyżej 15 000 zł potrafią kosztować realne pieniądze: biała lista VAT oraz obowiązkowy split payment. Oba dotyczą transakcji między firmami (B2B) i oba mają ten sam próg. Poniżej tłumaczymy je po kolei.

Co to jest biała lista VAT

Biała lista (formalnie Wykaz podatników VAT) to jedna, darmowa, elektroniczna baza prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Znajdziesz w niej, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz jakie rachunki rozliczeniowe zgłosił do urzędu. Dane są aktualizowane raz dziennie w dni robocze, a korzystanie z wyszukiwarki jest bezpłatne — opis i narzędzie udostępnia Ministerstwo Finansów / KAS.

Próg 15 000 zł — kiedy musisz sprawdzić rachunek

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli płacisz czynnemu podatnikowi VAT za fakturę o wartości powyżej 15 000 zł, masz obowiązek przelać pieniądze wyłącznie na rachunek widniejący w wykazie. Próg liczy się od wartości transakcji, a obowiązek dotyczy relacji firma–firma.

Czym grozi zapłata poza wykazem

Jeśli zapłacisz powyżej 15 000 zł na rachunek inny niż podany w wykazie:

• nie zaliczysz tej kwoty (lub jej części) do kosztów uzyskania przychodu,
• ponosisz odpowiedzialność solidarną całym majątkiem za VAT niezapłacony przez dostawcę, proporcjonalnie do tej transakcji.

Sankcji można uniknąć: jeśli najpóźniej w ciągu 7 dni od przelewu na niewłaściwy rachunek złożysz zawiadomienie ZAW-NR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Szczegóły i wyjątki opisuje biznes.gov.pl.

Jak sprawdzić kontrahenta

Wystarczy wpisać NIP (lub numer rachunku) w wyszukiwarce wykazu na podatki.gov.pl. Większe firmy automatyzują weryfikację przez udostępnione API i zapisują potwierdzenie (z datą i godziną) jako dowód należytej staranności.

Split payment (mechanizm podzielonej płatności)

Split payment dzieli przelew: kwota netto trafia na zwykły rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a kwota VAT — na wydzielony rachunek VAT.

Jest obowiązkowy, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

1. wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł,
2. choć jedna pozycja należy do załącznika 15 ustawy o VAT (m.in. wybrane towary i usługi „wrażliwe”),
3. transakcja jest między podatnikami (B2B).

Sprzedawca musi wtedy oznaczyć fakturę dopiskiem o mechanizmie podzielonej płatności. Jeśli jako nabywca pominiesz obowiązkowy split payment, organ może nałożyć sankcję w wysokości 30% kwoty VAT przypadającej na te pozycje. Pełny poradnik prowadzi biznes.gov.pl oraz podatki.gov.pl.

Co to znaczy dla Twojego konta firmowego

Oba mechanizmy mają praktyczny skutek: do działalności potrzebujesz prawdziwego konta firmowego, a nie osobistego. Powód jest prosty — bank prowadzi rachunek VAT (niezbędny do split payment) tylko do rachunku rozliczeniowego firmy, a rachunek zgłoszony do białej listy również powinien być rachunkiem firmowym. Konto osobiste tych funkcji nie zapewni; więcej o granicy między kontem prywatnym a firmowym piszemy w poradniku działalność na koncie osobistym.

Wybierając rachunek, zwróć uwagę nie tylko na opłatę za prowadzenie, ale i na koszt przelewów oraz dostęp do rachunku VAT — porównasz to w naszym zestawieniu kont firmowych, a jeśli chcesz dobrać konto pod swój profil (JDG, spółka, liczba przelewów), skorzystaj z narzędzia dopasuj konto firmowe. Na co jeszcze patrzeć, tłumaczymy w poradnikach jak wybrać konto firmowe i ile kosztuje konto firmowe.

Podsumowanie

Przy płatnościach firmowych powyżej 15 000 zł zapamiętaj dwie zasady: sprawdź rachunek kontrahenta na białej liście (inaczej tracisz koszt i odpowiadasz za cudzy VAT) oraz zastosuj split payment, gdy faktura obejmuje towary z załącznika 15. Do obu potrzebujesz konta firmowego z rachunkiem VAT. Przepisy i progi zweryfikuj u źródła — to materiał informacyjny, nie porada podatkowa.